Kuntokompassin asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi: 26.10.2026.

1. Rekisterinpitäjä

SHW Training Oy (Kuntokompassi) Y-tunnus: 2349697-7, Pohjoinen Hesperiankatu 7, 00260 Helsinki. Sähköposti: online@kuntokompassi.fi.

2. Rekisterin nimi

Kuntokompassin valmennuspalvelujen asiakasrekisteri.

Rekisteri koskee personal trainingin, pienryhmävalmennuksen sekä etä- ja verkkovalmennuksen asiakkaita, myös ilmaisen ensikonsultaation asiakkaita. Alaikäisen asiakkaan osalta rekisteriin tallennetaan myös huoltajan tiedot.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Valmennussopimuksen tekeminen ja toteuttaminen sekä ajanvaraus. Peruste: sopimus.
• Laskutus, maksuerät ja perintä. Peruste: sopimus ja kirjanpitolakiin perustuva lakisääteinen velvoite.
• Valmennuksen turvallinen suunnittelu taustatietokyselyn perusteella. Peruste: asiakkaan nimenomainen suostumus.
• Asiakasviestintä, kuten muistutukset ja muutokset. Peruste: sopimus.
• Palvelun laadun kehittäminen ja asiakaspalautteet. Peruste: oikeutettu etu.
• Suoramarkkinointi nykyisille asiakkaille. Peruste: oikeutettu etu.

Oikeutettu etumme on asiakassuhteen hoitaminen ja palvelujen kehittäminen. Käsittely on sellaista, jota asiakas voi asiakassuhteen perusteella kohtuudella odottaa.

Perustiedot ja sopimustiedot ovat välttämättömiä sopimuksen tekemiseksi. Terveyskyselyyn vastaaminen on vapaaehtoista, mutta ilman sitä valmentaja ei voi ottaa terveydentilaasi huomioon ohjelman suunnittelussa.

4. Henkilötietoryhmät

• Perustiedot: nimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköposti ja osoite
• Sopimustiedot: ostettu paketti, tapaamisten määrä, kesto, hinta, maksutapa ja maksuerät, sopimuksen tekoaika, valmentaja ja toimipiste
• Ajanvaraus- ja käyntitiedot
• Valmennukseen liittyvät tiedot: tavoitteet, harjoitusohjelmat, seuranta- ja mittaustulokset (esim. paino ja kehonkoostumus) sekä valmentajan muistiinpanot
• Terveystiedot asiakkaan suostumuksella: taustatietokyselyn vastaukset, kuten sairaudet, vammat, lääkitys ja liikuntarajoitteet
• Viestit asiakkaan ja valmentajan välillä Kuntokompassi Online -valmennusalustalla
• Palautteet sekä markkinointikiellot ja -suostumukset

5. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan käsittelyn tarkoitukseen tai lainsäädäntö sitä edellyttää.

• Asiakas- ja sopimustiedot: asiakkuuden ajan ja kaksi vuotta viimeisen kirjautumiskerran jälkeen.
• Kirjanpitoaineisto, kuten laskut ja maksut: kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
• Taustatietokyselyn tiedot: valmennuksen ajan. Tiedot poistetaan kolmen vuoden kuluessa valmennuksen päättymisestä tai heti, kun suostumus perutaan.
• Markkinointikiellot: niin kauan kuin kielto on voimassa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta itseltään palvelun ostamisen yhteydessä, taustatietokyselystä ja valmennuksen aikana. Maksuhäiriöitä koskevia tietoja voidaan saada laskutus- ja perintäkumppanilta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja käsittelevät asiakkaan valmentaja ja ne työntekijät, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään.

Palveluntarjoajat, jotka käsittelevät tietoja puolestamme. Seuraavat palveluntarjoajat käsittelevät tietoja vain meidän lukuumme ja ohjeidemme mukaisesti käsittelysopimusten perusteella:

• Järjestelmätoimittaja ylläpitää teknisesti Kuntokompassi Online -järjestelmää, jota käytämme ajanvaraukseen, asiakashallintaan sekä verkko- ja etävalmennukseen.
• Laskutus- ja perintäkumppani hoitaa laskutuksen, maksumuistutukset ja perinnän.
• Kirjanpitotoimisto hoitaa kirjanpitomme.

Maksunvälittäjät. Kun maksat palvelun verkossa, maksukortilla tai liikuntaedulla, maksun käsittelee maksupalvelun tarjoaja. Välitämme sille vain maksun suorittamiseen tarvittavat tiedot, kuten nimen, maksettavan summan ja ostetun palvelun. Maksunvälittäjät käsittelevät maksutietoja itsenäisinä rekisterinpitäjinä omien tietosuojaselosteidensa mukaisesti. Emme näe emmekä tallenna maksukorttien numeroita tai verkkopankkitunnuksia. Käyttämiämme maksunvälittäjiä ovat:

• Stripe (lasku-, verkko- ja korttimaksut)
• Paytrail Oyj (lasku-, verkko- ja korttimaksut)
• Nets (korttimaksut)
• liikuntaetujen tarjoajat (esim. ePassi, Smartum, Edenred), kun maksat palvelun työnantajasi tarjoamalla liikuntaedulla

Perintä. Jos laskua ei makseta muistutuksista huolimatta, saatava voidaan siirtää laskutus- ja perintäkumppanillemme perittäväksi. Perintään liittyviä tietoja käsitellään perintälain ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille osapuolille näiden omaan markkinointiin. Viranomaisille tietoja luovutetaan vain lain velvoittamana.

Siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään EU:n ja ETA:n alueella. Stripe voi käsitellä maksutietoja myös Yhdysvalloissa. Tällöin siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–U.S. Data Privacy Framework), johon Stripe on sitoutunut, sekä Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

8. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista

Tiedot säilytetään sähköisissä järjestelmissä. Pääsy niihin on rajattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin niille työntekijöille, jotka tarvitsevat tietoja työssään. Henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Järjestelmätoimittajat käsittelevät tietoja vain meidän lukuumme ja käsittelysopimusten perusteella. Terveystiedot pidetään erillään muista asiakastiedoista. Mahdolliset paperiset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.

9. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Tietoja ei käytetä profilointiin eikä automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi asiakkaaseen kohdistuvia oikeusvaikutuksia.

10. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (kielto-oikeus)

Sinulla on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Lisäksi voit kieltää suoramarkkinoinnin milloin tahansa, esimerkiksi viestin lopussa olevasta linkistä tai ottamalla yhteyttä meihin online@kuntokompassi.fi.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

• Tarkastusoikeus: oikeus saada tieto siitä, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada niistä kopio.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen: oikeus pyytää tietojen poistamista, jos niiden käsittelylle ei ole enää perustetta eikä laki velvoita säilyttämään niitä.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: esimerkiksi silloin, kun tietojen oikeellisuus on kiistetty.
• Oikeus siirtää tiedot: oikeus saada itse toimittamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus perua suostumus: voit perua terveystietojen käsittelyä koskevan suostumuksen milloin tahansa. Peruminen ei vaikuta ennen sitä tehtyyn käsittelyyn.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: jos katsot, että tietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

12. Yhteystiedot

Tätä selostetta ja oikeuksiesi käyttämistä koskevat pyynnöt voit lähettää osoitteeseen online@kuntokompassi.fi tai postitse osoitteeseen SHW Training Oy, Pohjoinen Hesperiankatu 7, 00260 Helsinki. Vastaamme pyyntöihin kuukauden kuluessa. Varmistamme henkilöllisyytesi ennen tietojen luovuttamista.